Als je bedrijf review-uitnodigingen verstuurt aan klanten, dan kun je hun uitnodigingsgegevens verwijderen.

Hoe lang bewaren wij de gegevens?

Als je via Trustpilot een review-uitnodiging verstuurt, verwerken wij deze gegevens namens jouw bedrijf. We treden op als gegevensverwerker in overeenstemming met de AVG. We slaan gegevens op voor deze periodes:

• 30 dagen voor BCC-e-mails (alle opgenomen persoonsgegevens in de orderbevestigingen die je naar je klanten stuurt).
• 1 jaar voor review-uitnodigingsgegevens (klantnaam, e-mailadres en referentienummer zoals een bestelnummer).

Als gegevenscontroller heb jij echter de volledige controle over je klantgegevens. Met onze functie Uitnodigingsgegevens verwijderen kun je ze zelf op elk gewenst moment verwijderen. De stappen hieronder beschrijven hoe je dit doet.

Willen je klanten hun profiel verwijderen en zich uitschrijven van alle Trustpilot-gerelateerde uitnodigingen? Dan kunnen ze een e-mail sturen naar privacy@trustpilot.com. In dit geval fungeert Trustpilot als gegevenscontroller, en helpen we je klant graag.

Uitnodigingsgegevens verwijderen

Gegevens verwijderen kan op twee manieren: handmatig en met behulp van de API. Let op, uitnodigingen in de wachtrij worden niet verwijderd.

Uitnodigingsgegevens handmatig verwijderen

Ga in je Trustpilot Business-account naar Instellingen > Uitnodigingsinstellingen > Consumentenprivacy.

Kies één van de twee opties:

• Verwijder uitnodigingsgegevens van specifieke klanten.

Hiermee verwijder je alle uitnodigingsgegevens van een specifieke klant. Als je via Trustpilot bijvoorbeeld Jan Klaassen uitnodigt om een review te plaatsen, en hij je vervolgens vraagt om al zijn persoonlijke gegevens te verwijderen die zijn gekoppeld aan deze review-uitnodiging, dan kan dat met deze optie.

• Verwijder alle uitnodigingsgegevens die voor een bepaalde datum zijn gecreëerd.

Hiermee verwijder je alle uitnodigingsgegevens binnen het standaard tijdsbestek van drie jaar. Het verwijdert alle uitnodigingsgegevens tot de geselecteerde datum.

Gegevens via de API verwijderen

Gebruik je Trustpilot-API's om workflows tussen je systeem en Trustpilots platform te automatiseren? Middels deze API automatiseer je de verwijdering van uitnodigingsgegevens.

Wat gebeurt er na gegevensverwijdering?

Zodra de review-uitnodigingsgegevens van je bedrijf zijn verwijderd, worden de links in al je verzonden uitnodigingsmails gedeactiveerd.

Als klanten je bedrijf al op Trustpilot hebben beoordeeld, heeft het verwijderen van de uitnodigingsgegevens geen enkele invloed op hun reviews.

De frequentie van review-uitnodigingen beheren

Beheer je uitnodigingsfrequentie via je Trustpilot Business-account > Instellingen > Uitnodigingsinstellingen > Verzending en levering.

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat elke klant maximaal één review-uitnodiging per jaar ontvangt.

Als je je uitnodigingsgegevens verwijdert, wis je daarmee ook het systeemgeheugen dat bijhoudt wanneer de review-uitnodiging precies naar de desbetreffende klant is gestuurd. Dit betekent dat je klanten vaker een review-uitnodiging kunnen ontvangen dan je aanvankelijk had ingesteld.

Vorige: Wie verwerken persoonlijke gegevens namens Trustpilot?