Uitnodigingen voor bedrijfsreviews versturen door een bestand met klantgegevens te uploaden

Wil je eerdere klanten handmatig uitnodigen om je bedrijf op Trustpilot te beoordelen? Volg deze handleiding om een bestand met klantgegevens te maken en te uploaden naar je Trustpilot Business-account. Als je dit hebt gedaan, kun je review-uitnodigingen sturen.

Naar wie moet ik review-uitnodigingen sturen?

Het is belangrijk dat je een willekeurige groep klanten van het afgelopen jaar uitnodigt om een review te schrijven. Sta open voor alle vormen feedback, zelfs als deze kritisch of negatief is. Dit is namelijk een fundamenteel onderdeel van het opbouwen van vertrouwen. Als we vaststellen of reden hebben om aan te nemen dat een bedrijf reviews verzamelt op een manier die niet eerlijk, neutraal of onpartijdig is, ondernemen we actie om hier een einde aan te maken. U kunt hier meer lezen over en vergeet niet onze Richtlijnen voor bedrijven te volgen waar allerlei tips en trucs in staan.

Voordat je begint

Je hebt 90 dagen lang toegang tot handmatige uitnodigingen vanaf de eerste keer dat je een bestand uploadt. Het maximale aantal uitnodigingen dat je per maand mag versturen, is afhankelijk van het pakket dat je hebt. Zodra je je limiet bereikt of de periode van 90 dagen is versteken, worden alle uitnodigingen, inclusief niet-verzonden herinneringen, stopgezet. Ongeveer 20% van alle Trustpilot-reviews komt voort uit herinneringen, dus dit is een essentieel hulpmiddel om feedback van klanten te krijgen. Na de periode van 90 dagen moet je overstappen naar een van onze automatische uitnodigingsmethoden als je reviews wilt blijven verzamelen.

We raden je aan om je uitnodigingen te spreiden door meerdere bestanden te uploaden gedurende de periode van 90 dagen. Zo kun je je limiet voor het aantal uitnodigingen goed in gaten houden.

Maak je bestand met klantgegevens aan

Je kunt je klantgegevens uploaden als .txt- of .csv-bestand. Je kunt deze bestanden creëren in Google Sheets, de meeste versies van Excel of een eenvoudige teksteditor zoals Kladblok.

Sla het bestand op met UTF 8-codering, zodat speciale tekens of niet-West-Europese tekens correct worden weergegeven in de uitnodigingen.

Google Sheets

Google Sheets is een gratis online spreadsheettool waarmee je eenvoudig een bestand kunt maken dat compatibel is met Trustpilot.

1. Maak in Google Sheets een spreadsheet met drie kolommen en zorg ervoor dat de gegevens in deze volgorde worden ingevoerd: e-mailadres van de klant, naam van de klant en referentienummer.

2. Download het bestand via Bestand > Downloaden als > Door komma's gescheiden waarden (.csv).

   

Microsoft Excel

Niet alle versies van Excel ondersteunen de benodigde CSV UTF-8-indeling, dus we raden aan om Google Sheets te gebruiken.

1. Maak in Excel een spreadsheet met drie kolommen en zorg ervoor dat de gegevens in deze volgorde worden ingevoerd: e-mailadres van de klant, naam van de klant en referentienummer.

   Je spreadsheet ziet er dan als volgt uit:

   

2. Als je spreadsheet klaar is, ga je naar Opslaan als en kies je CSV UTF-8 (door komma's gescheiden) uit de opties voor het bestandsformaat.

   

3. Klik op Extra en selecteer Webopties om na te gaan of internationale tekens goed worden weergegeven. In het venster dat verschijnt, vind je het tabblad Codering. Selecteer hier Unicode (UTF -8) in het drop-downmenu: dit zorgt ervoor dat eventuele speciale tekens goed worden weergegeven.

   
4. Klik op OK en sla het bestand op.

Upload het CSV-bestand naar je Trustpilot Business-account

Het is een goed idee om je e-mailinstellingen en je timing- en frequentie van je review-uitnodigingen te controleren voordat je je CSV-bestand uploadt. Anders worden ze namelijk verstuurd met de standaardinstellingen.

1. Ga in je Trustpilot Business-account naar Verzamel reviews > Uitnodigingsmethoden. Als je toegang hebt tot handmatige uitnodigingen, zie je de kop Nodig eerdere klanten uit.
2. Klik bij Upload je klantenlijst op Aan de slag.
3. Klik op Kies een bestand of sleep het hierheen, en upload je CSV-bestand. De kolommen in het CSV-bestand moeten de volgende gegevens in deze volgorde bevatten:
   • E-mailadres klant
   • Klantnaam.
   • Referentienummer
4. Controleer of je klantgegevens correct zijn en klik op Volgende.
5. In het veld Naam van afzender voer je de info van de afzender in. Selecteer in het dropdown-menu het antwoordadres waarmee je de uitnodigingen wilt versturen. Klik op Volgende.
6. In Je e-mailuitnodiging maken klik je op Template selecteren.
7. In het dialoogvenster onder Geoptimaliseerde templates door Trustpilot kies je de taal en template voor de uitnodiging. Klik op Kies template.
8. In het dropdown-menu Stuur je klanten naar deze website om een review te schrijven selecteer je de lokale Trustpilot-website waar je je klanten naartoe wilt sturen om hun feedback achter te laten. Klik op Volgende.
9. Controleer de gegevens. Als alles klopt, klik dan tot slot op Uitnodigingen verzenden.

Problemen met veelvoorkomende problemen oplossen

Het bestand dat je hebt gekozen bevat geen geldige regels.

Als je deze foutmelding krijgt, heeft ons systeem een fout in je bestand ontdekt. Klik op Ongeldige regels downloaden in een nieuw bestand voor meer informatie over hoe je dit kunt oplossen. Wijzig je bestand en upload het opnieuw.

Mijn .csv-bestand wordt niet correct geladen.

Dit probleem komt vaak voor als er een CSV-bestand van Excel wordt gebruikt. Als dit gebeurt, gebruik dan Google Sheets.

Ik weet niet waar ik mijn CSV-bestand moet uploaden.

Als je de pagina waar je je bestand moet uploaden, niet kunt vinden of openen, heb je waarschijnlijk geen toegang meer tot deze uitnodigingsmethode. In dit artikel lees je er meer over.

Als je meer hulp nodig hebt, neem dan contact op met ons support-team.