Wenn Ihr Unternehmen unsere Dienste nutzt, um Bewertungseinladungen zu versenden, haben Sie die Möglichkeit, diese personenbezogenen Einladungsdaten Ihrer Kunden zu löschen.
Wie lange speichert Trustpilot die Einladungsdaten?
Wenn Sie mithilfe von Trustpilot Bewertungseinladungen versenden, verarbeiten wir diese Einladungsdaten im Auftrag Ihres Unternehmens. Dabei agieren wir in Übereinstimmung mit der DSGVO als Auftragsverarbeiter. Die Daten werden von uns für folgende Zeiträume gespeichert:
- BCC-E-Mails (Blindkopien) 30 Tage lang – jegliche personenbezogenen Daten, die in den Auftragsbestätigungen, die Sie an Ihre Kunden senden, enthalten sind
- Einladungsdaten 1 Jahr lang – der Name und die E-Mail-Adresse des Kunden sowie die Referenznummer, z. B. die Bestellnummer
In Übereinstimmung mit der DSGVO haben Sie als Verantwortlicher jedoch die volle Kontrolle über die Daten Ihrer Kunden. Sie können unsere Funktion Einladungsdaten löschen verwenden, um Einladungsdaten bereits früher selbst zu löschen. Im Folgenden finden Sie nähere Informationen hierzu.
Falls Ihr Kunde seinen Trustpilot-Account löschen und keinerlei Bewertungseinladungen von Unternehmen, die den automatischen Service von Trustpilot nutzen, mehr erhalten möchte, sollte sich Ihr Kunde bitte direkt an privacy@trustpilot.com wenden. In Bezug auf diese Daten agiert Trustpilot als Verantwortlicher, und wir werden Ihrem Kunden gerne bei seinem Anliegen helfen.
Wie kann ich personenbezogene Einladungsdaten von Kunden löschen?
Für die Löschung von Einladungsdaten stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: manuell oder durch die Nutzung der API. Bitte beachten Sie, dass Einladungen, die sich in der Versand-Warteliste befinden, dadurch nicht gelöscht werden.
So können Sie Einladungsdaten manuell löschen
Gehen Sie in Ihrem Trustpilot-Business-Account zu den Einstellungen und dort unter Einladungs-Einstellungen weiter zu Schutz von Verbraucherdaten.
Wählen Sie eine der beiden Optionen zum Löschen von Einladungsdaten:
- Einladungsdaten bestimmter Kunden löschen
Wählen Sie diese Option, um alle Einladungsdaten eines bestimmten Kunden zu löschen. Ein Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen unsere Dienste verwendet, um Bewertungseinladungen an seinen Kunden Max Mustermann zu versenden, und Max Mustermann Ihr Unternehmen auffordert, sämtliche in Zusammenhang mit Bewertungseinladungen erfassten Daten zu seiner Person zu löschen, können Sie dafür diese Option verwenden.
- Alle Einladungen löschen, die vor einem bestimmten Datum erstellt wurden
Wählen Sie diese Option, um alle Einladungsdaten vor Ablauf der standardmäßigen 3 Jahre zu löschen. Dadurch werden sämtliche Einladungsdaten bis zu dem von Ihnen gewählten Datum gelöscht.
So können Sie Einladungsdaten mithilfe der API löschen
Wenn Sie bereits andere Trustpilot-APIs nutzen, um Workflows zwischen Ihrem System und der Plattform von Trustpilot zu automatisieren, verwenden Sie gerne auch diese API, um die Löschung von Einladungsdaten zu automatisieren.
Welche Auswirkungen hat die Löschung von Einladungsdaten?
Wenn Sie die Einladungsdaten Ihres Unternehmens löschen, werden die Bewertungslinks in sämtlichen Einladungs-E-Mails, die bereits versandt wurden, deaktiviert.
Wenn ein Kunde seine Bewertung bereits abgegeben hat, bleibt diese erhalten, selbst wenn seine Einladungsdaten gelöscht werden.
So können Sie die Einladungshäufigkeit festlegen
Wie häufig Ihre Kunden Bewertungseinladungen erhalten sollen, können Sie in Ihrem Trustpilot-Business-Account festlegen. Gehen Sie dafür zu den Einstellungen und dort unter Einladungs-Einstellungen weiter zu Zeitpunkt & Versand.
So können Sie beispielsweise festlegen, dass jeder Kunden innerhalb von einem Jahr höchstens eine Bewertungseinladung erhalten soll.
Wenn Sie Ihre Einladungsdaten löschen, löschen Sie dadurch auch den Eintrag, wann Ihre letzte Bewertungseinladung an den jeweiligen Kunden versandt wurde. So kann es sein, dass Ihre Kunden häufiger zur Bewertungsabgabe eingeladen werden, als Sie dies in Ihren Einladungs-Einstellungen festgelegt haben.
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